POLÍTICA DE PRIVACIDAD DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
EMPRESA MUNICIPAL DE TRANSPORTES DE VALENCIA, S.A.U.
POLÍTICA DE PRIVACIDAD DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
INFORMACION SOBRE PROTECCION DE DATOS PERSONALES
Esta Política de Privacidad del Sistema Interno de Información (la “Política”) describe la forma en que Empresa Municipal de Transportes de València, S.A.U. (en adelante “EMT”) trata la información personal recopilada de las Personas Usuarias cuando utilizan el Sistema Interno de Información [a través de la nueva herramienta que va a ser implantada al efecto] (en adelante, el “Sistema”).
EMT está comprometida con la protección de la privacidad y la seguridad y el uso correcto de los datos personales, comprometiéndose a utilizarlos de acuerdo con sus responsabilidades legales y de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016) (en adelante, “RGPD”) y el resto de normativa aplicable en materia de protección de datos.
La empresa responsable del tratamiento de los datos personales que las personas informantes faciliten es EMT, constituida en España, con domicilio en plaza Correo Viejo n.º 5, 46001, Valencia (España).
Cualquier información facilitada que permita a EMT identificar a personas físicas, tales como nombre, apellidos, e-mail, dirección, números de teléfono, tipo de dispositivo, etc. (en adelante, “Datos Personales”) se almacenará y tratará de acuerdo con lo previsto en esta Política de Privacidad, cuyos aspectos básicos son los siguientes:
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Responsable del tratamiento
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Empresa Municipal de Transportes de València, S.A.U. - NIF A-46318416
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Dirección
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Plaza Correo Viejo n.º 5, 46001, Valencia (España).
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Contacto DPD
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E-mail: dpd@emtvalencia.es
Tel.: + 34 96 315 85 00
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Finalidades del tratamiento
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Cumplimiento de obligaciones legales
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Cumplimiento de una misión realizada en interés público
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Razones de interés público esencial
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Legitimación
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Consentimiento de la persona interesada
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Interés legítimo
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Cumplimiento de una obligación legal
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Destinatarias
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No se cederán Datos Personales a terceros, salvo en lo expresamente previsto en esta Política de Privacidad y para los fines aquí establecidos.
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Derechos de la persona interesada
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Acceso, rectificación, oposición, supresión, portabilidad y limitación del tratamiento de los Datos Personales.
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A continuación, se establecen las bases sobre las que EMT tratará los Datos Personales de las personas usuarias cuando los facilite a EMT a través de formularios de contacto, vía e-mail o por teléfono.
1. Datos Personales recabados a través del Sistema Interno de Información
El Sistema Interno de Información se puede utilizar sin necesidad de proporcionar ningún Dato Personal. Sin embargo, las Personas Usuarias pueden, voluntariamente, identificarse y facilitar datos personales en su comunicación, en particular, información acerca de su identidad como, por ejemplo, su nombre, apellidos, país, número de teléfono o dirección de e-mail.
Asimismo, EMT no solicitará ni tratará, de manera expresa a través del Sistema Interno de Información, ninguna categoría especial de datos personales, tales como información sobre el origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos relativos a la salud o a la vida u orientación sexuales de una persona física (en adelante, las “Categorías Especiales”). No obstante, debido a que hay campos de texto libres en el formulario de registro, las Personas Usuarias podrán comunicar voluntariamente esas Categorías Especiales.
Por ello, cuando en las comunicaciones realizadas por las Personas Usuarias o durante las investigaciones de carácter penal, disciplinarias o sancionadoras que se lleven a cabo se obtengan Categorías Especiales o la información facilitada fuese falsa y/o inexacta o no fuese relevante para la investigación, se procederá a su inmediata supresión del Sistema Interno de Información, sin que se proceda al registro y tratamiento de dicha información recibida.
Los Datos Personales recabados a través del Sistema serán incorporados en bases de datos responsabilidad de EMT y serán debidamente inscritos en el Registro de Actividades del Tratamiento de EMT.
2. Finalidad y base jurídica del tratamiento
El Sistema permite a las Personas Usuarias ponerse en contacto con EMT y comunicar por este medio cualquier conductas de los miembros de la Organización que resulten contrarias a su normativa interna, a la legislación vigente, cuando estas constituyan una infracción administrativa grave, muy grave o resulten contrarias a las disposiciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud, así como cuando resulten sospechosas de un ilícito penal o cuando pudieran constituir infracciones del derecho de la Unión Europea con relación sus intereses financieros o que incidan en el mercado interior.
Los Datos Personales facilitados a través del Sistema, o en el marco de la investigación, serán tratados con la finalidad de analizar los hechos comunicados e investigar posibles infracciones de cumplimiento que pudieran derivarse.
Cuando la persona informante aporta sus datos identificativos en la comunicación, EMT podrá tratar los datos facilitados con la finalidad de contactar con la persona informante, realizar el seguimiento de los hechos comunicados y/o solicitar a la persona informante más información si se considerase necesario, garantizándose en todo momento la confidencialidad de la información e identidad comunicadas.
El tratamiento de Datos Personales se encuentra legitimado sobre las bases siguientes:
- El cumplimiento de una obligación legal aplicable a EMT, conforme a lo establecido en el artículo 6.1.c) RGPD (y concordantes de la legislación aplicable);
- El cumplimiento de una misión realizada en interés público con la finalidad de prevenir y detectar posibles incumplimientos, conforme a lo establecido en el artículo 6.1.e) RGPD (y concordantes de la legislación aplicable);
- En relación con las Categorías Especiales, se podrá realizar el tratamiento por razones de un interés público esencial, conforme a lo establecido en el artículo 9.2.g) del RGPD (y concordantes de la legislación aplicable).
Serán tratados únicamente aquellos Datos Personales que resulten estrictamente necesarios para los fines anteriormente descritos.
3. Seguridad de los Datos Personales
EMT tomará las medidas de carácter técnico, físico y de organización adecuadas para proteger los Datos Personales de cualquier uso indebido, destrucción, pérdida, alteración, divulgación, adquisición o acceso accidental, ilegal o no autorizado que sean exigibles de conformidad con lo establecido en el RGPD y demás legislación aplicable en materia de Protección de Datos.
4. Confidencialidad y anonimato
Todas las comunicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad y serán asignadas por la nueva herramienta a un código aleatorio generado por el Sistema para velar por la privacidad de la persona informante. Se garantiza de este modo la confidencialidad de la información tratada, de la identidad de las Personas Usuarias y de la persona o personas a la que se refieran los hechos.
Las medidas técnicas implementadas en el Sistema garantizan, asimismo, si se desea, el anonimato de las personas usuarias. En todo momento, los datos e identidad de las personas usuarias se mantendrán reservados, no siendo comunicados a terceros distintos al Comité de Cumplimiento o personas responsables de la investigación.
Las Personas Informantes podrán configurar en la nueva herramienta un buzón de comunicación seguro a través del Sistema. Después de enviar la comunicación a través del Sistema, las personas informantes recibirán los datos de acceso al buzón de comunicación seguro para seguir comunicándose con EMT de forma segura y privada, y hacer seguimiento del caso.
En caso de presentar una comunicación verbal, el Sistema garantizará a través de la nueva herramienta la distorsión de voz de la persona usuaria durante su grabación, de modo que en ningún caso se registre o almacene la voz original de la persona informante. Asimismo, la documentación adjuntada junto con la comunicación será procesada por el Sistema Interno de Información con el fin de eliminar automáticamente, antes de proceder a su registro, cualquier tipo de información contextual o metadatos que pudieran identificar a la persona usuaria.
5. Comunicación de Datos Personales
Los Datos Personales no serán comunicados a terceros externos a EMT salvo que resulte necesario para el cumplimiento de una obligación legal o para el correcto curso de la investigación.
Los datos almacenados solo podrán ser inspeccionados por las personas específicamente autorizadas para ello dentro de la empresa y, en particular, el Comité de Cumplimiento y/o las personas responsables de la investigación. Todas las personas autorizadas para inspeccionar la denuncia estarán obligadas expresamente a mantener la confidencialidad.
Asimismo, es posible que los datos personales puedan ser proporcionados a despachos de abogados, autoridades competentes o juzgados y tribunales para el cumplimiento de una obligación legal o para atender a un requerimiento de la autoridad.
En caso de ser necesario, se garantiza un nivel de protección adecuado en las transferencias de Datos Personales fuera del Espacio Económico Europeo, adoptándose, de conformidad con el RGPD, las medidas de protección y salvaguarda apropiadas tales como la firma de Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.
Todas las comunicaciones de Datos Personales se llevarán a cabo siempre en cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos y, en particular, del RGPD.
6. Conservación de Datos Personales
Los datos personales e información recibida únicamente serán conservados en el Sistema durante el periodo de tiempo estrictamente necesario para decidir sobre la procedencia de iniciar, o no, una investigación en relación con los hechos comunicados.
EMT procederá a la inmediata supresión de aquellos Datos Personales que no fuesen necesarios para la investigación, si hubiesen sido recabados por error o se tratasen de Categorías Especiales. Asimismo, si se acredita que la información o datos proporcionados, o parte de ellos, no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dichas circunstancias, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información durante el tiempo necesario en el que se tramite el procedimiento judicial.
En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a la debida supresión de los Datos Personales. No obstante, pueden conservarse los mismos anonimizados con la finalidad de dejar evidencia del funcionamiento del Sistema. En ningún caso los Datos Personales obtenidos a través del canal o durante el curso de la investigación podrán conservarse por un período superior a diez (10) años.
7. Derechos de las Personas Usuarias
En todo momento las personas usuarias podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, portabilidad y limitación del tratamiento de sus datos en los términos previstos en la legislación aplicable.
Cuando el consentimiento hubiese sido recabado expresamente, las personas usuarias tendrán asimismo el derecho a retirar su consentimiento, sin que ello afecte a la legalidad del tratamiento llevado a cabo por EMT sobre la base de ese mismo consentimiento antes de ser retirado.
Si se ejercitase por la Persona Usuaria el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman a EMT a continuar con el tratamiento de sus Datos Personales en el marco de la investigación, informando EMT debidamente a la persona afectada sobre los motivos de desestimación de su petición de oposición.
Tras haber ejercitado la persona usuaria alguno o algunos de los derechos descritos, y durante el tiempo de verificación por parte de EMT, los Datos Personales permanecerán bloqueados mientras se realizan las comprobaciones oportunas, no pudiendo EMT suprimir o tratar dichos Datos Personales.
Para el ejercicio de los derechos las Personas Usuarias deberán contactar con EMT a través del correo electrónico dpd@emtvalencia.es, o enviar su solicitud por escrito a la dirección postal plaza Correo Viejo n.º 5, 46001, Valencia (España), indicando en el contenido de su solicitud el derecho concreto que desea ejercitar.
Asimismo, en caso de no considerar debidamente atendida su solicitud, las Personas Usuarias podrán presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, como autoridad de control competente, a través de www.aepd.es
Las Personas Usuarias pueden dirigir sus preguntas o formular duda y/o cuestiones relativas a la presente Política de Privacidad y la forma en la que tratamos sus Datos Personales, puede ponerse en contacto con EMT a través de la siguiente dirección de correo electrónico: dpd@emtvalencia.es.
DILIGENCIA DE APROBACIÓN
El presente documento es aprobado por la Directora Gerente en fecha 13 de junio d 2023, por expresa delegación del Consejo de Administración, otorgada en la sesión ordinaria del día 10 de mayo de 2023.
